Q&A
Transformando los procesos de reclutamiento dentro del gobierno mediante el uso de la tecnología y la innovación
Con las estructuras nuevas y las escalas se olvidaron de evaluar el volumen de trabajo de estas. Ejemplo: no es lo mismo ser un Supervisor de Nomina en una agencia de 100 empleados a una agencia de 500. O un Director de Finanzas de una agencia bajo el Departamento de Hacienda donde no se realiza toda las funciones contables como lo son el pago y las transacciones son menores como una agencia con tesoro independiente. Actualmente todos están iguales
El propósito de la implementación del Plan de Clasificación de Puestos Uniforme del Gobierno de Puerto Rico es tener uniformidad en las clases y salarios, con el fin de facilitar la movilidad y crecimiento profesional de los empleados del Gobierno Central. Reconocemos que pueden haber diferentes necesidades según la agencia, por eso es importante que se actualicen las estructuras organizacionales y de requerirlo, se establezcan nuevas clases que atiendan las necesidades específicas de cada agencia.
Tienen puestos con requisito de maestría en una escala salarial bien baja. Se continúan con los problemas de reclutamiento.
¿Qué se va a hacer con los empleados que llevan más de 13 años sin recibir un aumento de salario, ya que cayeron en lo máximo de las escalas nuevas? ¿No va a haber al menos un ajuste por inflación para esas personas?
El primer ejercicio de ajustes a salarios como parte de la Reforma del Servicio Público se basó en la implementación del nuevo sistema uniforme de clasificación y retribución. Los ajustes salariales se hicieron a los empleados que quedaron debajo del nuevo mínimo de la escala asignada. Por tanto, los ajustes se hicieron a base de la clase, no de los atributos del individuo.
Un ajuste salarial es una modificación de la remuneración de un empleado para alinearla con las tarifas del mercado, la equidad interna o los cambios estructurales dentro de un plan de clasificación y remuneración. Por lo general, se basa en evaluaciones basadas en datos de la competitividad salarial y puede dar lugar a aumentos o ningún cambio, dependiendo del salario actual de un empleado en relación con la escala salarial establecida. Las personas que en la nueva estructura salarial cayeron en el máximo del grado salarial devengan un salario que está por encima de la mediana del mercado, por lo que su salario es más alto de lo que se suele pagar en el mercado local.
Por el contrario, un aumento salarial se refiere a un aumento directo en el salario de un empleado, que generalmente se usa como una herramienta para recompensar a los mejores talentos, incentivar el desarrollo de habilidades o reconocer un desempeño sólido. Ver JSAF – Ensayo – Nueva Estructura Salarial – Marzo 2023.pdf – Google Drive
Los ajustes basados en los individuos o aumentos salariales podrían ser parte de las nuevas políticas de compensación que se están trabajando con el Gobierno.
Saludos. ¿Van a compartir la presentación?
Sí, puede ver el video del webinar y la presentación en el siguiente enlace: https://youtu.be/x1pJY4XjrAs?si=wUeLM6rku7RwMZZC
¿Cuál es el portal de publicación de puestos del Gobierno?
Para fines de reclutamiento, ¿cómo ha ayudado este proceso de innovación al gobierno central a atraer talento joven, o “early careers”, a su fuerza laboral en comparación con años anteriores?
Como parte del esfuerzo de la Reforma del Servicio Público por establecer un modelo de reclutamiento que provea igualdad de oportunidades, el Piloto de Adquisición de Talento no requirió ni recopiló información relativa a la demografía que pudiera indicar edad, raza, sexo, o género del solicitante. El reclutamiento basado en destrezas sí puede haber atraído a solicitantes más jóvenes, dado el fortalecimiento del Gobierno como empleador atrayente al incorporar un proceso innovador habilitado por la tecnología. Esto fue evidente en el número de solicitudes -más de 16,500- que se recibieron en el poco tiempo de 7 meses, lo que amplió el banco de talento y la competitividad para los puestos.
La educación es importante para ocupar puestos técnicos y de supervisión. El que una persona haya trabajado en una oficina de finanzas no lo hace necesariamente apto para dirigir otra oficina de finanzas de otra agencia. Cada agencia tiene su particularidad y la educación debe ser incluida. Además, en un país donde existen tantos B.A. y maestrías, ¿cómo vamos a contratar a alguien que no tiene preparación académica para los puestos?
Eliminar o flexibilizar los requisitos de educación en las convocatorias no es algo único o particular de este Piloto.
Las iniciativas a nivel federal y estatal están dando pasos significativos en la promoción de estrategias de contratación de personas basadas en destrezas. En junio de 2020, se emitió una orden ejecutiva a nivel federal para reemplazar los criterios basados en grados universitarios con una contratación basada en destrezas. Esto está pasando también a nivel estatal. Por ejemplo, el Gobierno estatal de Maryland eliminó requisitos de grado universitario en la gran mayoría de las convocatorias. Otros estados como Colorado, Pennsylvania, Ohio y Delaware están haciendo lo mismo.
Si bien ciertos roles, como abogados y profesionales médicos, así como profesiones reguladas, seguirán requiriendo títulos o certificaciones específicas debido a los requisitos de licencia, muchos puestos del sector público pueden beneficiarse enormemente de un enfoque de contratación basado en destrezas.
Ha habido una tendencia por parte de las empresas a abandonar el proceso de reclutamiento físico en favor del digital. En el caso del gobierno, ¿están siguiendo esa misma tendencia o aún es posible entregar solicitudes en persona?
En cuanto al aspecto de mejorar la experiencia del solicitante, lo que se busca con el nuevo proceso de adquisición de talento es que pueda solicitar de la manera más fácil, subiendo su resumé y completando la solicitud en el portal digital. En cuanto a mejorar la experiencia de las personas de recursos humanos, el nuevo proceso busca, entre otras cosas, agilizar y centralizar la evaluación. Por ello se recomendó que las personas solicitantes lo hicieran de manera digital. Esto no fue obstáculo para que alguna agencia, en su discreción, continuara recibiendo solicitudes físicas.
Esta nueva forma de reclutamiento ¿es compatible con el principio de mérito?
Sí, el Piloto de Adquisición de Talento de la Reforma del Servicio Público fortaleció el principio de mérito. La Ley Núm. 8-2017 establece que el principio de mérito “significa que todos los empleados públicos serán reclutados, seleccionados, adiestrados, ascendidos, trasladados, descendidos y retenidos en consideración a su capacidad y desempeño de las funciones inherentes al puesto y sin discrimen por razón de raza, color, nacimiento, sexo, edad, orientación sexual, identidad de género, origen, condición social, ni por sus ideales políticos, religiosos, condición de veterano, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acecho, impedimento físico o mental.” La estandarización y digitalización del proceso uniforme implementado en el Piloto permitió registrar los fundamentos de las decisiones que las agencias tomaron. Herramientas tecnológicas como el enmascaramiento de nombres y apellidos por medio de iniciales y la evaluación imparcial asistida por la inteligencia artificial proveyeron mecanismos adicionales para evitar el sesgo en la intervención humana.
¿Qué softwares /aplicaciones utilizaron para los diferentes procesos?
El Piloto de Adquisición de Talento de la Reforma del Servicio Público utilizó Eightfold.ai, que es una plataforma de inteligencia artificial diseñada para potenciar y automatizar procesos de reclutamiento desde la etapa de solicitud hasta la contratación o nombramiento. Al integrar herramientas avanzadas de inteligencia artificial, le provee al reclutador mecanismos ágiles para evaluar inicialmente a los solicitantes. La plataforma continuamente aprende tanto de las actividades que realizan las personas de recursos humanos, así como de la data que alimenta la calibración de las convocatorias, para brindar mayor precisión sobre las funciones y destrezas preferibles para los puestos. De esa manera, la inteligencia artificial provee una evaluación inicial del perfil del solicitante que reduce el tiempo que el reclutador empleaba para evaluar al solicitante y minimiza los sesgos que un reclutador pudiera tener al considerar si una experiencia es relevante o no. La plataforma además provee para el manejo y rastreo de las solicitudes, lo que provee mayor transparencia al proceso.
¿Cómo la inteligencia artificial puede detectar o minimizar el riesgo de seleccionar un candidato que mienta en la solicitud? Recuerden que se está quitando la oportunidad a un candidato cualificado si no se verifica los datos. Esto deben buscar la manera de solucionarlo porque no es efectivo invertir recursos en evaluar expedientes que no cumplan con los requisitos.
La validación o evaluación telefónica (phone screen) permite verificar si la información provista por el solicitante es verdadera. Estas indicaciones no excluyen la oportunidad que existe para que se incorporen controles adicionales provistos por terceras partes para realizar verificación del historial profesional.
Adicionalmente, para solicitar, toda persona debe certificar con su firma y afirmación lo siguiente:
“Declaro que la información incluida por mí en este formulario es exacta y verídica y que la misma ha sido expuesta sin intención de desvirtuar los hechos o de cometer fraude. Autorizo a la entidad gubernamental que tiene la clase de puesto vacante para la cual se publica esta convocatoria a llevar a cabo por cualquier medio la investigación sobre verificación de historial de empleos anteriores y educación. Al firmar esta solicitud, autorizo a la entidad gubernamental a realizar estas investigaciones y reconozco que el haber hecho alguna declaración falsa es causa suficiente para descalificarme para el empleo, destituirme si estuviese empleado en el Gobierno de Puerto Rico o inhabilitarme para el Servicio Público.
Certifico que toda la información suministrada es correcta.”
De un solicitante certificar que es correcta la información suministrada y se encuentra que hubo falsedad, debe conocer que, además de los riesgos a los que se expone para descalificarlo para el empleo, está cometiendo un delito.
Me gustan estos conversatorios porque nos actualizamos a los procesos que se están trabajando con la Junta. Sugiero que estos conversatorios sean dialogados con la Oficina de Ética Gubernamental y la OIG para que cuenten como horas de educación continua.
Muchas gracias por su interés y participación. Le invitamos a mantenerse al tanto de otros eventos de la JSAF entrando a este enlace y a conocer más sobre los temas de este webinar y la Reforma del Servicio Público en: https://oversightboard.pr.gov/civil-service-reform/ y el video en: https://youtu.be/x1pJY4XjrAs?si=wUeLM6rku7RwMZZC. En cuanto a educación continua, debe verificar directamente con la Oficina de Ética Gubernamental y la OIG.
¿Para cuándo se espera que las agencias puedan utilizar la IA para sus procesos de reclutamiento?
Se estarán dando conversaciones con la nueva administración sobre los resultados del Piloto y diferentes opciones para expandirlo a más agencias.
Sabiendo y abrazando estas nuevas dinámicas y procesos de reclutamiento como el presente y futuro en el sector público ¿Qué tan pronto se puede esperar un roll out de este proceso de reclutamiento piloto al resto de las agencias o dependencias gubernamentales?
Se estarán dando conversaciones con la nueva administración sobre los resultados del Piloto y diferentes opciones para expandirlo a más agencias.
En primer lugar, gracias por esta iniciativa de mejorar el sistema de reclutamiento y gestión de talento en el gobierno. Para fomentar el crecimiento del personal en la agencia que trabaja, ¿se ha considerado proveerle alguna prioridad a los empleados cuando solicitan una convocatoria en su misma agencia? Por ejemplo, pasarlo automáticamente a entrevista? Hemos tenido empleados disgustados con el proceso porque ni tan siquiera los llamaron a entrevista, siendo ellos recursos de la misma agencia y sabiendo que cualificaban.
Recomendaría enviar un email a todos los empleados del gobierno, solicitando recomendaciones y feedback del proceso; considerar lo que se pueda atender y lanzarlo ya a nivel de todo el gobierno, incluyendo las otras ramas, municipios y empleados de confianza/transitorios. Publicarlas también en linkedin. Además, "quemar el barco" para que el gobierno no regrese al sistema anterior.
Muchas gracias por su insumo y recomendación. A lo largo del Piloto se realizaron encuestas que incluyeron personas que trabajan en el Gobierno, ya sea porque solicitaron o porque son parte de los equipos de recursos humanos de las agencias. Le invitamos a leer el informe publicado sobre el Piloto de Adquisición de Talento en ): https://drive.google.com/file/d/1-sngkz5MzEZmeJunnzjPQSAVcQGlApvm/view?usp=sharing y a conocer más sobre la Reforma del Servicio Público en: https://oversightboard.pr.gov/civil-service-reform/.
No es un Q&A pero quiero felicitarlos por esta iniciativa tan importante para el gobierno de PR. El que los empleados de gobierno puedan desarrollarse y crecer profesionalmente es muy importante para su motivación. ¡Gracias!
Muchas gracias por su insumo y felicitaciones para que se continúe con la Reforma del Servicio Público. Le invitamos a mantenerse al tanto de otros eventos de la JSAF mediante entrando a este enlace y a conocer más sobre los temas de este webinar y la Reforma del Servicio Público en: https://oversightboard.pr.gov/civil-service-reform/ y el video en: https://youtu.be/x1pJY4XjrAs?si=wUeLM6rku7RwMZZC.
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